Uma grande equipa vai muito mais longe do que uma simples soma de pessoas que trabalham de uma forma descoordenada. O problema é que as emergências diárias não ajudam a manter a comunicação correcta. Além disso, nem sempre é fácil organizar a equipa hoje em dia, quando cada vez mais pessoas estão a teletrabalhar. Felizmente, a tecnologia permite-nos uma grande eficiência, se soubermos como tirar partido dela. É aqui que entra o software de gestão de projectos, um grande aliado para a sua produtividade.
quer conhecer as melhores ferramentas para monitorizar a sua actividade comercial? Poupe tempo, filtrando a melhor qualidade entre as centenas de programas disponíveis, e conheça a nossa selecção. Vamos ver cinco opções de software de gestão de projectos empresariais recomendadas. Além disso, descubra exactamente o que é a gestão de projectos e os seus muitos benefícios.
Conteúdo do artigo
o que é a gestão de projectos?
Muitas equipas profissionais têm níveis elevados de stress devido a uma grande carga de trabalho na organização das suas próprias tarefas. A gestão de projectos é a metodologia de trabalho para racionalizar, distribuir e rever continuamente os projectos e tarefas dentro da empresa.
Actualmente existem muitas metodologias e escolas de pensamento sobre como abordar a gestão de projectos. Se voltarmos às suas origens, existem precursores deste conceito, como Henry Ford. Este visionário americano do século XX utilizou técnicas para melhorar a eficiência nas suas fábricas de automóveis. Do outro lado do Pacífico havia também a Toyota com a sua aplicação de metodologias que deram origem ao Lean Manufacturing.
A sua empresa provavelmente não precisa de tanta precisão como uma fábrica de automóveis, mas quer ser mais eficiente. Uma boa gestão de projectos pode ajudar de muitas maneiras:
- Reduz os tempos de reunião e envio desnecessários
- Assegura que os prazos são cumpridos
- Torna mais fácil não perder detalhes para ser feito
- Contribui para o bem-estar da equipa, reduzindo o stress
- Torna mais difícil a procrastinação nas tarefas
- Promove uma liderança remota eficaz
- Torna viável o teletrabalho competitivo
- Optimiza os recursos, evitando potenciais incidentes ou perdas económicas
- Melhora a satisfação do cliente
Agora que já vimos o que é a gestão de projectos, é tempo de a aplicar. Para além de seguir uma série de técnicas, a tecnologia é fundamental para melhorar os resultados.
Melhor software para gestão de projectos
Tal como o salto para a utilização de máquinas levou à revolução industrial no final do século XIX, hoje temos a revolução digital. O software permite-nos agora ser muito mais competitivos. No entanto, aqueles que não as utilizarem, ou as utilizarem de forma inadequada, serão deixados para trás nesta nova era.
Um bom software de gestão de projectos deve ser capaz de incluir algumas características chave:
- Intuitivo, fácil de usar por qualquer pessoa da empresa
- Escalável, capaz de crescer ou de se adaptar ao longo do tempo
- Útil, que cumpre o papel de melhorar a eficiência
- Integrável, que é compatível com outras ferramentas
- Acessível, que pode ser utilizado em muitos dispositivos
Vamos dar uma vista de olhos a uma classificação do software de gestão de projectos que cumpre os requisitos básicos.
Realizado
Esta lista começa com Holded porque é um software de gestão de projectos muito completo e avançado. Além disso, é uma ferramenta que na realidade é muito mais do que o próprio gestor do projecto. Com Holded pode centralizar e racionalizar toda a informação e actividade da sua empresa numa única ferramenta.
Este ERP na nuvem permite todos os tipos de gestão empresarial, incluindo a gestão de projectos entre os seus muitos módulos. O software baseia-se em metodologias amplamente utilizadas, tais como a visão Kanban e os gráficos de Gantt. Intuitiva e convenientemente, as equipas podem ser organizadas utilizando Holded à distância a partir de qualquer dispositivo.
A ferramenta está disponível online a partir de qualquer PC, seja Windows, Apple ou Linux, ou mesmo smartphones Android ou iOS. Cada dispositivo oferece um acesso visualmente fácil e conveniente ao programa. Assim, a gestão de projectos torna-se mais ágil e eficiente, acessível a partir de qualquer lugar com conforto.
Como mencionado acima, Holded também lhe permite gerir todas as outras áreas do negócio. Tem soluções muito completas, tais como, por exemplo:
- Gestão das contas da empresa
- CRM para gestão de contactos
- Controlo de inventário eficiente
- Recursos humanos
- Facturação, pagamentos e cobranças
Em suma, com esta solução é possível controlar o progresso dos projectos de uma forma que está ligada a outras áreas da empresa. Desta forma, assegura-se de que tem sempre dados reais sobre custos, por exemplo, pessoal da empresa, clientes e tudo o resto.
Por outro lado, ter tudo centralizado num programa torna as operações internas mais ágeis, evitando uma multiplicidade de ferramentas que dificultam as operações do dia-a-dia.
Asana
Entre as ferramentas de gestão de projectos mais populares e completas, destaca-se o Asana. Tem a sua própria aplicação, é intuitiva e, claro, integra-se muito bem com outras soluções empresariais.
Este software tem o seu próprio modelo de dados, que se chama Gráfico de Trabalho ™ e oferece uma visualização muito prática e conveniente dos projectos.
Outra grande vantagem do Asana é que tem a capacidade de gerar relatórios em tempo real. Isto torna muito fácil para o gestor do projecto ver o progresso de cada tópico.
Trello
Um bom software de gestão de projectos que lhe permite criar painéis de controlo, distribuindo tarefas à medida que estas progridem.
Dentro de cada quadro, podem ser acrescentadas etiquetas, assim como fotos, ficheiros, caixas de verificação, prazos, atribuições de responsabilidade e menções.
A utilização de comandos para automatizar tarefas, por exemplo, é uma das suas grandes vantagens, para além do seu sistema de integração PowerUp que o torna compatível com outras ferramentas.
Trello é um software de gestão empresarial muito intuitivo que pode ser utilizado numa versão web ou numa aplicação. Tem um aplicativo sobre Android e também sobre iOS, além de ter a grande vantagem de ser gratuito. A fim de desfrutar ao máximo de todas as suas funcionalidades, é aconselhável actualizar para uma versão paga, que é muito completa para as empresas.
Wrike
Outro grande software de gestão de projectos é o Wrike, um programa baseado na nuvem que é muito prático e intuitivo. Visualmente é muito fácil de compreender e utilizar, e permite criar fluxos de trabalho de uma forma versátil.
A ferramenta tem uma versão gratuita e uma versão paga mais completa. No total, estas são algumas das actividades que podem ser realizadas de uma forma ágil e eficiente:
- Planeamento de cada projecto
- Prazos de agendamento
- Atribuição de recursos
- Elaboração de orçamentos e controlo de custos
- Documentação e registos do projecto
- Gestão da qualidade em cada fase
- Relatório
- Monitorização eficaz em tempo real
- Análise de padrões para tendências e previsões
Este software empresarial tem os seus próprios modelos personalizáveis, de modo a facilitar o início de cada projecto.
Segunda-feira
Se quiser uma ferramenta visualmente colorida e abrangente, não perca de vista a segunda-feira. Permite-lhe criar fluxos de trabalho ágeis, distribuir projectos por fases e adicionar gestores.
Este software de gestão de projectos permite automatizar muitas tarefas, de modo a que a própria tarefa de se organizar não seja em si mesma uma carga de trabalho adicional. Além disso, a segunda-feira tem modelos personalizáveis que ajudam a gerar estes fluxos de trabalho sem ter de começar do zero.
Outro ponto importante de segunda-feira é que pode ser facilmente integrado com as principais ferramentas. Assim, a empresa pode ter o gestor do projecto ligado a outros módulos próprios, ou mesmo a programas de terceiros que cubram outras necessidades. Por exemplo, poderá precisar de uma ligação à Hootsuite para agendar mensagens nos meios de comunicação social.
como escolher o melhor software de gestão de projectos?
Já viu que existem muitas soluções de software para gerir projectos de forma eficiente. Cada ferramenta tem as suas próprias vantagens e desvantagens, mas aqui escolhemos as mais completas.
Agora o importante é que faça a sua própria selecção final. Lembre-se que um bom software de gestão de projectos vem normalmente com uma demonstração gratuita. Desta forma, pode experimentar antes de dar o mergulho.
É possível que se sinta mais confortável com alguns estilos ou outros, porque algumas pessoas estão mais em sintonia com uma certa forma de trabalho e organização. No entanto, ter em mente que todos os programas incluem uma curva de aprendizagem mínima. Portanto, não dê tanta prioridade à sua primeira impressão como à análise completa das suas necessidades e funcionalidades.
Certifique-se de que o programa segue realmente os mínimos que mencionámos acima. Assegure-se de que é intuitivo para a sua equipa, envolvendo-a no processo de selecção. Além disso, confirme que vai realmente ao encontro das suas necessidades reais.
Conclusão
A digitalização do trabalho quotidiano torna o dia-a-dia muito mais fácil. Além disso, é essencial ser competitivo no mundo de hoje, cada vez mais global e exigente. É por isso que é muito útil ter software de gestão empresarial, incluindo gestão de projectos.
Agora é o momento de dar o salto digital e avançar na competição, alcançando uma maior rentabilidade e também uma maior qualidade de vida, bem-estar e coesão interna.
boa sorte e boa sorte para si e para a sua equipa!
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